Saiba como a papelada pode estar atrapalhando o seu negócio

Você ainda guarda papelada na sua empresa? Faça o teste: quando colocamos as palavras “escritório” e “papel” juntas no Google, o primeiro resultado sugerido são ofertas de fragmentadoras, aquelas máquinas que transformam documentos de papel em várias tirinhas. Calma, não queremos que você se livre de todos os documentos da sua empresa! Mas guardar papel pode estar consumindo mais recursos – dinheiro, tempo, funcionários e espaço físico –  do que você imagina.

Veja a seguir alguns problemas relacionados ao uso e acúmulo excessivo de papel, e algumas dicas valiosas para resolver a questão.

LEIA MAIS: baixe o nosso ebook e saiba como as empresas perdem dinheiro armazenando documentos e maquinário.

Desperdício de papel

O uso de documentos em papel em um escritório pode esconder fontes de desperdício e gasto excessivo de recursos. A equipe deve ser orientada a imprimir apenas o que for necessário, procurando usar os dois lados das folhas de papel e utilizando configurações econômicas nas impressoras.

É muito comum que ocorram deslizes no uso de papel, com a impressão de materiais que serão logo descartados e que poderiam, muito bem, ser acessados em versão digital. O excesso de documentos impressos ou recebidos em papel também faz aumentar o trabalho de arquivamento e armazenagem, o que gera custos de pessoal e de espaço para a empresa.

Um simples papel pode não ser tão inofensivo quanto possa parecer.

Impacto ambiental

O desperdício de papel e tinta tem também um impacto ambiental relevante. A produção do papel branco tem custos para o meio ambiente que podem ser bastante reduzidos com o uso consciente desse recurso. Além disso, todo o papel descartado deve ser separado e encaminhado para reciclagem, de forma que esse impacto sobre o meio ambiente seja reduzido. Afinal, sabemos que sustentabilidade é um conceito importante e uma prática muito bem vista pelos clientes de qualquer negócio.

Fluxo de informações ineficiente

O Brasil é um país burocrático, e é inevitável que empresas acumulem vários tipos de documentos em papel: contratos, notas fiscais, comprovantes, entre tantos outros. Há muitos documentos que realmente precisam ser guardados durante alguns anos, veja aqui uma lista com alguns desses prazos. Mas a sua empresa gerencia esses documentos de forma eficiente?

A burocracia obriga muitas empresas a terem um fluxo de informações altamente baseado em documentos físicos, mas pode ser que parte desse fluxo possa ser digitalizado, agilizando processos internos e tornando-os mais seguros. Há muitos percalços no fluxo das informações em um documento em papel. O documento pode demorar para ser passado adiante, ser esquecido em meio a uma pilha de papéis ou acidentalmente destruído. As informações em arquivos físicos podem dificultar o compartilhamento  entre departamentos, o que dificulta a comunicação interna. Um sistema de triagem e arquivamento adequado de documentos, além da digitalização de parte ou da totalidade deles, são iniciativas que melhoram o fluxo de informações, ajudando a economizar recursos e identificar problemas e oportunidades com rapidez.

Falta de organização

Os documentos – tanto físicos quanto digitais – precisam ser organizados assim que são recebidos. Deixar que eles virem uma bola de neve é um hábito péssimo para se ter em uma empresa. Crie uma cultura que estimule a organização imediata dessas informações, com o arquivamento adequado de documentos importantes e o descarte de arquivos desnecessários, que devem ser encaminhados para reciclagem.

É importante lembrar também que arquivar os documentos sem uma boa organização dificulta o processo de encontrar as informações quando elas forem necessárias, o que pode trazer muitas dores de cabeça. O acervo de documentos não pode ser um “depósito de papelada”. Se na sua empresa não existe um departamento ou profissional habilitado para isso, pode ser uma boa ideia contratar uma consultoria especializada em gestão de documentos para organizar o arquivo e treinar a equipe para mantê-lo em ordem. Assim, caso haja alguma necessidade, aquele documento de 10 anos atrás poderá ser encontrado com facilidade e rapidez.

Armazenamento inadequado

Com os documentos organizados, vem uma questão também muito importante: como eles estão sendo armazenados? Para conservar documentos físicos, em especial aqueles que precisam ser mantidos por longos períodos, é necessária a embalagem correta e um ambiente adequado e limpo. Dependendo do tamanho e tipo da sua empresa, isso pode ocupar um espaço grande e valioso, que poderia ser melhor aproveitado com outras atividades ou funções. O self storage é um exemplo de opção segura e com bom custo-benefício para guardar o arquivo de documentos e acessá-los quando for necessário, desocupando aquele espaço na sua empresa que poderia ajudar a aumentar a produtividade.

Aproveite essas dicas e analise o uso de papel e o arquivamento de documentos na sua empresa. Veja se você está aproveitando bem os recursos e armazenando documentos importantes, ou se o seu acervo virou mesmo uma bagunça com muitos papéis desnecessários. Procure sempre ajuda especializada quando precisar para não perder dinheiro para o desperdício e falta de cuidado.