Como manter os documentos da sua empresa seguros

Documentos, tanto físicos quanto digitais, são itens importantes e vitais para qualquer empresa. Nós já falamos sobre como o excesso de papel pode atrapalhar um negócio, mas é claro que há documentos que precisam ser armazenados para consultas frequentes, por precaução ou para cumprir obrigações legais. Esses documentos, em especial os que contenham informações delicadas sobre o negócio, precisam estar sempre bem guardados, organizados e seguros.

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Veja como manter seus documentos digitais e físicos mais seguros.

Documentos digitais

Documentos digitais têm suas peculiaridades quando falamos em segurança. Em primeiro lugar, é importante saber que documentos digitais e documentos digitalizados são coisas diferentes.

Os documentos digitalizados são aqueles cujos originais estão em formato físico, e foram digitalizados para arquivo ou consulta. Há várias vantagens em digitalizar os arquivos de uma empresa, como a facilidade na consulta e menor risco de perder as informações documentadas.

Documentos digitais propriamente ditos são aqueles que foram criados digitalmente, sem um suporte físico. Esse tipo de documento pode, inclusive, ter validade jurídica com o uso de certificados e assinaturas digitais.

Os documentos com assinatura digital têm uma camada extra de segurança, já que garantem a procedência e autenticidade do documento. Isso não significa, porém, que seu conteúdo seja sempre criptografado e sigiloso. As formas como esses documentos são armazenados e distribuídos pode ser também um problema de segurança relevante.

O fluxo dos arquivos entre as pessoas e seus dispositivos eletrônicos é uma preocupação grande para a segurança. É importante que a empresa tenha um planejamento adequado para a gestão eletrônica de documentos, que pode ser feita internamente ou com o auxílio de serviços especializados. Assim, as políticas e instruções adequadas podem ser transmitidas com clareza para os funcionários, que saberão então como manter os documentos da empresa seguros e organizados.

Outro ponto de atenção é a forma de armazenamento dos documentos digitais (ou digitalizados). Algumas empresas preferem investir em servidores próprios, o que significa que os arquivos são guardados em computadores próprios, dentro da empresa, e poderão ser acessados apenas dentro da rede interna. O armazenamento na nuvem, porém vem ganhando espaço nos últimos anos.

Há vários serviços de armazenamento de arquivos na nuvem, que podem permitir acesso ágil pela internet e garantir a segurança, com sistemas de criptografia e backups frequentes. Além disso, os serviços de armazenamento têm servidores com sistemas de segurança física e digital que poucas empresas teriam condições de manter. Essa pode ser uma opção mais segura, prática e barata em relação à manutenção de servidores locais próprios.

Documentos físicos

Alguns tipos de documentos precisam ser guardados em formato físico, independente de existir uma cópia digital deles em um servidor seguro. É importante, primeiramente, saber quais documentos realmente precisam ser guardados e por quanto tempo.

O arquivo de documentos em uma empresa pode estar sujeito a uma grande quantidade de riscos. Pequenas e médias empresas dificilmente têm uma infraestrutura de segurança muito avançada, então os documentos armazenados no escritório podem ser acessados por pessoas não autorizados com alguma facilidade. Qualquer falha na segurança que resulte na destruição ou furto de documentos será descoberta apenas no momento em que o mesmo for necessário, e então pode ser tarde demais.

O investimento em infraestrutura e pessoal para garantir a segurança de documentos pode ser grande demais para algumas empresas, em especial as de pequeno porte. Estrutura de vídeo, funcionários dedicados ao controle de acesso, pessoal de segurança: todos esses são custos altos, e que nem sempre compensam. Mas isso não significa que os documentos devam ficar desprotegidos.

Uma alternativa para garantir a segurança de documentos é o chamado Arquivo de Segurança, que é um arquivo de cópias de documentos importantes, que precisam ser preservados. O Arquivo de Segurança deve ser sempre atualizado, mas não deve ser alvo de consultas constantes. Ele deve estar em local seguro e diferente dos arquivos originais, evitando que corram os mesmos riscos.

Um arquivo de documentos, inclusive um arquivo de segurança, pode ser facilmente armazenado em uma unidade de self storage, que é um tipo de armário ou sala chamados box, do tamanho necessário para o arquivo, onde o mesmo estará seguro e protegido 100% do tempo. Esse tipo de armazenamento tem bom custo benefício, em especial quando considerado o fator segurança, e permite um controle de acesso eficiente.

Organização também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua organização adequada. Documentos bem organizados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem o processo de descobrir e resolver quaisquer problemas. Se o arquivo está uma bagunça, será muito mais difícil perceber que um documento está faltando ou que simplesmente não foi arquivado.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa, e conhecer bem as suas opções pode fazer toda a diferença.